Hinweisgeberschutzgesetz

Interne Meldestelle

nach dem Hinweisgeberschutzgesetz:

Die Deutschordens Jugend- und Familienhilfe Elsen gGmbH hat eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet (im Folgenden „Meldestelle“ genannt) und setzt hiermit die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) um. Dieses Gesetz hat zum Ziel, hinweisgebende Personen und die diese unterstützenden Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden oder Missstände aufdecken, vor Repressalien und Benachteiligung zu schützen. Es geht auch um die Sicherstellung der Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften, die Verhinderung künftigen Fehlverhaltens und die Verbesserung unserer internen Strukturen und Verfahren. Hinweisgebende Personen können einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen leisten.

Meldestelle: Geschäftsführerin Frau Scheunert
Telefon: 02181 / 24 75- 0
E-Mail: interne-meldestelle@haus-st-stephanus.de
Postalisch: Deutschordens Jugend und Familienhilfe Elsen gGmbH
Vertraulich
Frau Scheunert
Rheydter Straße 209
41516 Grevenbroich

Vertretung: Verwaltungsratsvorsitzender Herr Wachten

Richtet sich ein Verdacht gegen die meldestellenbeauftragte Person, ist der Vorgesetzte Herr Wachten als nächsthöhere Kontrollebene zu kontaktieren. Richtet sich der Verdacht gegen eine Person des Verwaltungsrates, dürfen von der Meldestellenbeauftragten nur die übrigen Personen des Gremiums vertraulich informiert werden.

Anonyme Hinweise

Ihre Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Sollten Sie trotzdem Bedenken haben, Ihren Namen zu nennen und Ihre E-Mail-Adresse nicht verwenden möchten, können Sie sich an eine externe Meldestelle wenden.

Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten an, auch keine Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Achten Sie auf die sichere Internet-Verbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol in Ihrem Browser (unten oder oben rechts).

In Einzelfällen kann eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

Datenschutz

Die Dokumentation der Meldungen ist in dauerhaft abrufbarer Weise und unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu gewährleisten.

Die Dokumentation der Meldung wird grundsätzlich 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Diese Frist ist jedoch verlängerbar, wenn dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderer gesetzlicher Regelungen zu erfüllen.

Welche Daten von Ihnen werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?

Sofern Sie als hinweisgebende Person eine Meldung bei der internen Meldestelle machen, verarbeiten wir – soweit Sie dies angeben – personenbezogene Daten von Ihnen. Das können insbesondere Angaben zu Ihrem Namen und zu einer Kontaktmöglichkeit sein.

Wenn Sie Benachrichtigungen zu Ihrer Meldung erhalten möchten, können Sie eine E-Mail-Adresse angeben.

Sofern Sie eine Person sind, die Gegenstand einer Meldung ist, verarbeiten wir die Informationen, die uns gegenüber von der hinweisgebenden Person oder weiteren Personen mitgeteilt worden sind. Ferner verarbeiten wir auch die Informationen, die wir im Zusammenhang mit weiteren Maßnahmen, Folgemaßnahmen und weiteren Ermittlungen erhalten.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 6 Abs. 1 lit. d) KDG i.V.m. § 10 HinSchG. Weitere Rechtsgrundlage kann eine Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b) KDG) sein. Schließlich kann einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach § 6 Abs. 1 lit. g) KDG erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. § 11 KDG verarbeitet werden, ist §11 Abs. 2 lit. b) und g) KDG i.V.m. § 10 HinSchG die Rechtsgrundlage für Verarbeitung dieser Daten.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir sind gesetzlich verpflichtet, Daten im Zusammenhang mit einer Meldung für drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens durch die interne Meldestelle aufzubewahren. Eine längere Verarbeitung der Daten kommt in Betracht, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

4. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe kann – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (vgl. § 9 HinSchG) – erfolgen. Die können insbesondere Strafverfolgungsbehörden, zuständige Verwaltungsbehörden, Gerichte, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt sein.

Sie werden vorab, wenn die Meldung nicht anonym erfolgt ist, über die Weitergabe personenbezogener Daten informiert und erhalten die Gründe für die Weitergabe. Hiervon wird abgesehen, wenn die zuständige Stelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen oder Untersuchungen gefährden würden.

Empfänger von Daten können zudem die Unternehmen sein, die uns technisch beim Betrieb, der Wartung und Pflege der IT-Systeme unterstützten, mit denen wir die Aufgaben der internen Meldestelle umsetzen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

Recht auf Auskunft gem. § 17 KDG
Recht auf Berichtigung gem. § 18 KDG, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht
Recht auf Löschung gem. § 19 KDG, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. § 20 KDG, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht
Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener
Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung gem. § 21 KDG
Recht auf Datenübertragbarkeit gem. § 22 KDG im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben gem. § 23 KDG
Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling gem. § 24 KDG
Unabdingbare Rechte der betroffenen Person gem. § 25 KDG

Wir bitten um Verständnis dafür, dass wir Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Zur Geltendmachung dieser Rechte steht unsere Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Die Wahrnehmung dieser Rechte ist grundsätzlich kostenfrei.

Unsere Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine externe Datenschutzbeauftragte für unser Unternehmen benannt:

Claudia Reinhardt
Dr. Kottmann-Str. 29
41516 Grevenbroich

Telefon: 02181 / 213 49 41
E-Mail: datenschutz@haus-st-stephanus.de

Beschwerderecht bei der zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsicht

Gemäß § 48 KDG hat jede betroffene Person unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der kirchlichen Datenschutzaufsicht, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Vorschriften des KDG oder gegen andere Datenschutzvorschriften verstößt. Zuständige kirchliche Datenschutzaufsicht ist das

Katholisches Datenschutzzentrum,
Körperschaft des öffentlichen Rechts,
Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund

Tel.: 0231/13 89 85-0
Fax: 0231/13 89 85-22

E-Mail: info@kdsz.de
katholisches-datenschutzzentrum.de

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.